Sistema Contable en Excel

Configurar la plantilla contable

Para empezar a trabajar con tu plantilla contable, sigue estos pasos:

Primero, haz clic en el botón “Resetear Data” para limpiar la plantilla de cualquier registro contable existente y comenzar desde cero. Esto eliminará la base de datos actual del Plan de Cuentas y los registros contables previos.

Luego, completa la información de tu negocio, incluyendo la razón social, el número de NIF/CIF y la moneda en la que llevarás la contabilidad.

Desde la opción “Configuraciones”, podrás personalizar la agrupación de cuentas por clases, grupos y centros de costos:

• Clases: Las clases agrupan cuentas de forma general, basadas en el primer dígito de la cuenta. Por ejemplo, las cuentas que comienzan con “1” suelen pertenecer a la clase de activos. En la tabla de clases, puedes parametrizar el número de dígitos que quieres utilizar, estableciendo un ID y una descripción para cada clase. En la configuración predeterminada, el primer dígito representa la clase.
• Grupos: Los grupos contables permiten una clasificación más detallada, organizando las cuentas en bloques más específicos. Puedes configurar la cantidad de dígitos que utilizarás en los grupos para análisis contable y financiero. Registra el ID y la descripción en la tabla, asegurándote de que el ID coincida con el número de dígitos seleccionado.
• Centros de Costos: Si tu contabilidad incluye estructuras de costos, los Centros de Costos te ayudarán a analizar gastos y costos de forma más precisa. Estos pueden estar organizados por áreas, proyectos o procesos específicos. No modifiques la columna “Concatenado”.

Configuración del Plan de Cuentas

Para comenzar con tu Plan de Cuentas, primero crea las cuentas auxiliares. Esto lo puedes hacer en cualquier momento, ya sea al configurar inicialmente o mientras registras asientos contables. Haz clic en “Plan de Cuentas (PUC)” para abrir un formulario donde verás un listado de cuentas existentes y opciones para:

• Crear cuenta: Añade una nueva cuenta auxiliar con su descripción. Los códigos de cuenta pueden tener hasta 8 dígitos.
• Editar cuenta: Modifica el número y la descripción de una cuenta existente.
• Eliminar cuenta: Selecciona la cuenta que deseas borrar y haz clic en la “X” para eliminarla de la base de datos.
• Base de datos: Visualiza las cuentas creadas. Las columnas “Clase” y “Grupo” están formuladas automáticamente y no deben ser alteradas.

Una vez configurado el Plan de Cuentas, estarás listo para gestionar tus registros contables.

Registros contables

Para manejar tus registros contables, selecciona la opción “Contabilizar asientos contables”. En el formulario que se abre, podrás ver un listado de los asientos contables existentes, con una barra de búsqueda rápida que te permite buscar por número de cuenta, descripción o número de asiento contable.

Las opciones disponibles incluyen:

• Crear asientos: Abre un formulario para registrar asientos contables completos. Los campos a llenar incluyen:
  • Código de cuenta y descripción: Ingresa el código manualmente o búscalo con la lupa. Recuerda que la cuenta debe haber sido creada previamente.
  • Tercero (Opcional): Registra clientes o proveedores usando el formato NIF & Razón Social.
  • Debe – Haber: Ingresa el valor numérico correspondiente, usando una coma (,) para los decimales.
  • Ejercicio Contable: La plantilla selecciona automáticamente el año actual, pero puedes modificarlo si es necesario.
  • Centro de costos: Asigna el registro a un centro de costos si tu estructura contable lo requiere. De lo contrario, deja este campo vacío.
  • Observaciones (Opcional): Agrega notas adicionales al registro contable.
  • Botón verde: Úsalo para añadir el asiento a la caja de resumen.
• Eliminar asientos: Selecciona un asiento contable y haz clic en la “X” para borrarlo de la base de datos.
• Grabar: Guarda tu registro contable. Recuerda que para que el registro sea válido, el total del DEBE debe igualar el total del HABER, cumpliendo así con el principio de partida doble.

Reportes contables

Tu plantilla también te permite generar diversos reportes contables:

• Reporte del Libro Mayor: Muestra un extracto por cuenta de las sumas de movimientos débito y crédito, con opciones de filtro por grupo, clase, centro de costos, ejercicio, fecha, mes o año. También puedes filtrar por número de cuenta individual y exportar el reporte en formato PDF para imprimir.
• Reporte del Libro Diario: Presenta un extracto detallado de los débitos y créditos por registro contable y fecha, con filtros similares a los del Libro Mayor.

Adicionalmente, la plantilla incluye informes que detallan los registros contables agrupados por centros de costos y terceros, brindándote una visión clara y estructurada de la situación financiera de tu negocio.